Wie Sie mit Ihrem Team Projekte erfolgreich bewältigen

Sie kommen am Morgen ins Büro – und der erhoffte Großauftrag liegt, etwas überraschend, doch noch auf dem Tisch des Hauses. Oder: Ein Großkunde hat den Zeitplan enger geschnürt – jetzt kommt es darauf an, dass ihre Firma bereichsübergreifend die Kräfte bündelt und alle Abteilungen helfen, den Auftrag pünktlich zu bearbeiten. Und noch ein Beispiel: Weil Ihr Unternehmen eine strategische Neupositionierung vornimmt, müssen alle Außen- und Innendienstler neue Kompetenzen aufbauen – ein unternehmensinternes Trainingsprogramm muss her.

Gemeinsamer Nenner all dieser Fälle: Sie müssen mit Projektarbeit angegangen werden. Merkmale eines Projekts sind, dass es immer außerhalb der Routine-Aufgaben liegt, ein klares Ziel mit einem vorgegebenen Start- und Endtermin hat, innerhalb eines bestimmten finanziellen und qualitativen Rahmens erfüllt werden muss und im Rahmen der organisatorischen Strukturen nicht zu bearbeiten ist.

Das bedeutet: Projekte laufen quer zur normalen Organisation, erfordern erhebliche Veränderungen etwa bei den Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten – und sorgen so für Unruhe, zuweilen auf Seiten der Mitarbeiter gar für Ängste.

Wie sollten Sie vorgehen, damit Ihre Projekte erfolgreich ablaufen? Zwei Punkte sind entscheidend: eine intensive Vorbereitung und die Kompetenz des Projektleiters.

 

Bereiten Sie Ihre Projekte optimal vor

Projektmanagement bietet Ihnen die Möglichkeit, plötzlich auftretende Aufgaben zu lösen und zielgerichtete Veränderungen herbei zu führen. Aber Achtung: Sind sie nicht optimal vorbereitet, drohen Projekte mehr Ressourcen – personell und finanziell – zu verbrauchen als gedacht. Beachten Sie daher die folgenden Schritte.

 

Schritt 1: Klären Sie die Position des Projektleiters

Ihr Projekt steht und fällt mit der Person des Leiters. Es ist eine wichtige Entscheidung, ob Sie selbst oder ein qualifizierter Mitarbeiter die Leitung übernimmt. Der Projektleiter sollte profunde PM-Kenntnisse haben, ein Team und Mitarbeiter führen und motivieren können und eine hohe Sozial- und Kommunikationskompetenz aufweisen.

 

Schritt 2: Vereinbaren Sie einen klaren Projektauftrag

Der Projektauftrag beschreibt die Ziele, den Umfang, den Zeitrahmen und die erforderlichen Ressourcen. Hier sollten auch die Risiken, die drohen können, Erwähnung finden und mit Notfallplänen versehen werden. Zwei der häufigsten Engpassfaktoren: das liebe Geld und die Zeit – wobei Letzteres oft mit Personalproblemen zusammenhängt. Die Projektmitglieder werden aus der Linie herausgezogen, fehlen dort und vom eigentlichen Vorgesetzten zurückgepfiffen.

 

Schritt 3: Stellen Sie das Projektteam zusammen

Ihre Aufgabe ist es, die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit mit den richtigen Aufgaben zu betrauen und ein harmonisches Team zu bilden, so dass eine effektive Arbeit möglich ist. Voraussetzungen dafür:

• Die Projektmitglieder müssen sich „riechen“ können und zusammenpassen – die Chemie muss stimmen.
• Nehmen Sie möglichst viele verschiedene Menschen mit verschiedenen Qualifikationen, Kompetenzen und Charakteren ins Team auf.

 

Schritt 4: Klären Sie die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

Projekte laufen in Phasen ab. Mit einer Verantwortlichkeiten-Matrix legen Sie fest, wer in welcher Phase was mit wem zusammen bearbeitet. Ordnen Sie die Aktivitäten den Beteiligten und den Projektphasen zu. So gelangen Sie zu einer Vernetzung der Mitglieder auf der Aufgabenebene.

Vergessen Sie nicht, die Führungskräfte, die Mitarbeiter fürs Team abstellen (müssen), zu informieren und sich mit ihnen abzusprechen.

 

Schritt 5: Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan

Im Projektzeitplan halten Sie fest:

• Deadlines: Zeitpunkte, die das Projektteam auf keinen Fall überschreiten darf.
• Milestones: Ein Meilenstein ist ein Ereignis mit hervorragender Bedeutung für das Gesamtprojekt – ein Zwischenziel, das erreicht werden muss.

 

Im Meilensteinplan werden die Aktivitäten in der zeitlichen Reihenfolge und in ihren gegenseitigen Abhängigkeitsverhältnissen dargestellt. So können Sie leicht die kritischen Aktivitäten erkennen, die auf jeden Fall stattfinden müssen, damit das ganze Projekt im Zeitplan bleibt.

 

Extra-Tipp: Die Information muss fließen

Ein Projekt lebt davon, dass alle Beteiligten und Betroffenen zu jeder Zeit auf dem aktuellen Stand der Dinge und informiert sind. Eine Projekt-Datenbank hilft, die notwendigen Infos allen zeitnah zugänglich zu machen. Richten Sie Informationszirkel ein, in denen sich die Beteiligten austauschen können (auch informell).

 

Häufige Fehler bei der Projektarbeit

• unzureichende Qualifikation des Projektleiters
• das fachliche Know-how stimmt, aber zwischen den Teammitgliedern kriselt es auf der Beziehungsebene
• die Ressourcenplanung hat mit der Realität wenig zu tun
• die regelmäßigen Qualitätskontrollen werden vernachlässigt
• das Projekt erfährt zu wenig Unterstützung vom Management

 

Start im Projekt-Kick-off

Ganz gleich, ob inhaltliche Projektrisiken, Fragen, Ängste und Hoffnungen der Projektmitarbeiter, die Erörterung der Erfolgskriterien für die Projektarbeit, die Verteilung der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten und die Erarbeitung eines Projektzeitplans: Das Projekt-Kick-Off ist das Forum, wo diese Aspekte umfassend diskutiert werden.

 

Stellen Sie die hohe Kompetenz des Projektleiters sicher

Ob es sich nun um Sie selbst handelt oder einen qualifizierten Mitarbeiter: Die Kompetenz des Projektleiters entscheidet über den Erfolg Ihres Projektes.

 

Die Fach- und Methodenkompetenz des Projektleiters

Netzplan-Technik, Vorgangspfeilnetzverfahren, Pufferzeiten, Projektstrukturorganisation, Matrixorganisation – das ist die trockene und nüchterne Begriffswelt, in der Projektleiter leben. Das ist auch notwendig, Fach- und Methodenkompetenzen sind unabdingbar. Er sollte also die Grundlagen des Projektmanagements, der Projektplanung, des Projektcontrollings und der Projektorganisation beherrschen.

 

Die Kommunikations- und Sozialkompetenz

Der Projektleiter befindet sich in einem engmaschigen Netz von Beziehungsfeldern und übernimmt gleich mehrere Rollen und Aufgaben:

• Er ist dem Auftraggeber Rechenschaft schuldig, etwa der Geschäftsführung.
• Er vertritt die Interessen der Projektgruppe und der Projektmitarbeiter.
• Er kommuniziert mit dem Projektlenkungssauschuss und den Verantwortlichen der anderen Abteilungen, die ihm die Projektmitglieder zur Verfügung stellen.
• Er leitet die Projektgruppe – er überwacht den Projektverlauf in fachlicher und wirtschaftlicher Hinsicht und informiert alle Beteiligten über den Stand des Projekts.

Um diesen Aufgaben gerecht zu werden, benötigt er soziale und vor allem kommunikative Kompetenz.

 

Den Teamgeist wecken

Projekte werden erfolgreich durch begeisterte und engagierte Projektteammitglieder. Der Projektleiter sollte daher über Menschenkenntnis verfügen und mit Menschen umgehen können, um den Teamgeist zu wecken, der für eine erfolgreiche Projektarbeit Voraussetzung ist.

Menschen als Individuen und im Team motivieren und führen, klare Ziele vereinbaren, richtig delegieren, permanent Feedback und Rückmeldung geben – das zählt dann doch mehr als die Beherrschung der Netzplantechniken und die Kenntnis der verschiedenen Formen der Projektorganisation.

 

Unterstützung für den Projektleiter sicherstellen

Der Projektlenkungsausschuss übernimmt eine Ordnungsfunktion. So verabschiedet er funktionsübergreifend das Projektbudget und den Ressourceneinsatzplan, und zwar verbindlich für die Hierarchien.

Der große Vorteil: Der Projektleiter kann sich um seine eigentlichen Aufgaben kümmern und muss nicht in die Auseinandersetzung mit dem Kollegen gehen, der unzufrieden ist, weil er zum Beispiel Mitarbeiter für die Projektarbeit abstellen muss.

 

Sponsor gesucht!

Je umfangreicher das Projekt, desto bedeutsamer ist, dass ein so genannter „Sponsor“ aus dem Top-Management oder der Geschäftsführung die Arbeit des Projektleiters unterstützt. Der Sponsor hält dem Leiter den Rücken frei und vertritt seine Interessen, insbesondere bei Entscheidungen, die auf Projektleiterebene nicht mehr getroffen werden können.

 

Wenn Sie einem Mitarbeiter die Projektleitung übergeben …

Oft ist ein Mitarbeiter mit hoher sozialer Kompetenz der geeignetere Projektleiter. Er erhält für eine gewisse Zeit eine Stabsfunktion mit der Aufgabe, das Projekt zu betreuen und eine Projektgruppe zu leiten.

Für Sie selbst bedeutet der Rollenwechsel, sich mit folgender Frage zu beschäftigen: „Bin ich in der Lage, als Führungskraft im Projektteam ins zweite Glied zu rücken?“

 

Zitat

Zum menschlichen Aspekt der Projektarbeit: „Jedes Unternehmen hat in seinem Projektmanagement zwei Organisationsstrukturen. Die offizielle ist auf den Organigrammen festgehalten. Die andere besteht aus den Alltagsbeziehungen zwischen den Mitarbeitern.“

Harold Geneen (US-amerikanischer Geschäftsmann, 1910-1997)

 

Der Projektleiter als Konfliktmanager

Streit schlichten, Widerstände überwinden, das Projektteam gegen negative Einflüsse von außen verteidigen: Für den Leiter steht bei der Konfliktbewältigung immer im Vordergrund, die Leistungsfähigkeit und die Zielorientierung des Teams aufrecht zu erhalten.

 

Claus Lorenzen und Patric P. Kutscher